چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟ آموزش مدیریت زمان: راهکارها و تکنیک‌های موثر

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های حیاتی برای هر فرد در دنیای امروزی است. با بهره‌گیری از تکنیک‌های مناسب، می‌توانید به بهبود بهره‌وری خود و کاهش استرس و فشار زندگی کمک کنید.

آيا شما هم به اين فکر مي‌کنيد که کاش زمان بيشتری براي انجام کارهایتان داشتيد؟
آيا به اين فکر می‌کنيد که کاش می‌توانستيد وقت خود را به کارهای مفيدتری اختصاص دهید؟
آيا شما هم با کمبود وقت شديد درگير هستيد؟
در این مقاله شما را با ۱۰ نکته برای مدیریت بهتر زمان آشنا می‌کنیم.

شاید شما در طول زندگی‌تان به کلاس‌های مدیریت زمان رفته باشید، در کتاب‌ها درباره‌ش مطالعه کرده باشید یا از برنامه‌ی زمانی در یک وسیله‌ی الکترونیکی یا روی کاغذ برای سازمان‌دهی، زمان‌بندی و اولویت‌بندی امور روزمره‌ی خود استفاده کرده باشید.
ممکن است از خودتان بپرسید، با این میزان دانش و با این گجت‌های موجود، آیا هم‌چنان ممکن است نتوانید کارهایی که باید را، در زمان خودش انجام دهید؟ پاسخ این سوال، ساده است. هر چیزی که تا امروز درباره‌ی مدیریت زمان یاد گرفته‌اید، به کلی وقت تلف کردن بوده است، چرا که در عمل کارایی ندارند.

قبل از این‌که بخواهید حتی شروع به یادگیری درباره‌ی مدیریت زمان بکنید، بایستی بدانید که اساس زمان چیست. تعریفی که لغت‌نامه برای زمان ارائه می‌دهد، به این صورت است که: «زمان، لحظه یا بازه‌ای است که رویدادهایی در آن رخ می‌دهد.»

قبل از یادگیری مدیریت زمان، باید بدانیم اساس زمان چیست؟

دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، در هر دقیقه ۶۰ ثانیه وجود دارد، در هر ساعت ۶۰ دقیقه، در هر روز ۲۴ ساعت و در هر سال ۳۶۵ روز. در زمان ساعتی، وقت به صورت برابر می‌گذرد. وقتی کسی ۵۰ ساله می‌شود، دقیقا ۵۰ سال عمر دارد؛ نه کم‌تر و نه بیش‌تر.

اما در زمان واقعی، همه‌چیز نسبی است. بسته به این‌که دارید چه کار می‌کنید، زمان می‌تواند کش بیاید یا مثل برق بگذرد. دو ساعتی که در اداره‌ی راهنمایی رانندگی می‌گذرانید می‌تواند مثل ۱۲ سال طول بکشد. یا ۱۲ ساله شدن فرزندتان می‌تواند طوری به نظر بیاید که انگار همین ۲ ساعت پیش به دنیا آمده بود.

کدام زمان توصیف‌گر دنیایی است که ما واقعا در آن زندگی می‌کنیم؟ زمان ساعتی یا زمان واقعی؟

دلیل این که گجت‌ها و سیستم‌هایی که برای مدیریت زمان طراحی شده‌اند، به درستی کار نمی‌کنند، این است که آن ابزارها برای مدیریت زمان ساعتی ساخته شده‌اند. زمان ساعتی اصلا مورد بحث نیست. شما با زمان ساعتی زندگی نمی‌کنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید. همان زمانی که هنگام خوش‌گذرانی به سرعت می‌گذرد و هنگام حساب‌و‌کتاب کردن مالیات‌ها و عوارض، کش می‌آید.

خبر خوب این است که زمان ساعتی، یک پدیده‌ی روانی است. زمان ساعتی فقط در ذهن شما وجود دارد. شمایید که آن را خلق می‌کنید. و هر چیزی که شما خلق بکنید، می‌توانید بر آن کنترل نیز داشته باشید. وقت آن رسیده است که محدودیت‌ها و کارشکنی‌هایی که برای خودتان ایجاد می‌کنید را کنار بگذارید. وقت آن رسیده است این حرف‌ها را کنار بگذارید که: «به اندازه کافی وقت ندارم» و امروز «وقتش نیست» که کسب‌و‌کار جدیدم را راه‌اندازی کنم یا شغل فعلی‌ام را به درستی مدیریت کنم.

برای گذراندن زمان، تنها سه روش وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. جدا از این که چه نوع کسب‌و‌کاری دارید، شغل شما از ترکیب این سه مورد تشکیل می‌شود.

به عنوان یک کارآفرین، ممکن است در کارتان وقفه‌ها و مشکلاتی پیش بیاید یا این‌طرف و آن‌طرف کشیده شوید. در عین این‌که شما نمی‌توانید وقفه‌ها را به کلی حذف کنید، اما می‌توانید بگویید که چه مقدار زمان صرف این وقفه‌ها خواهید کرد و چه میزان زمان صرف افکار، مکالمات و اعمالی خواهید کرد که شما را به سمت موفقیت هدایت می‌کنند.

زمان؛ منبعی تجدید ناپذیر

زمان برای ما مشهود نیست، شاید همین یکی از دلایلی است که خیلی راحت آن را هدر می‌دهیم. اما بهتر است بدانید: زمان تنها منبعی است که به طور کامل برای انسان‌ها تجدید ناپذیر است.
نفت را منبعی تجدید ناپذیر می‌خوانند، اما اگر به مقدار کافی صبر کنید - مدتی طولانی - همین موجودات زنده کنونی بر روی زمین همگی تبدیل به نفت خواهند شد. اما زمان، در مقایسه با منبعی همچون نفت، هیچگاه به عقب باز نمی‌گردد و قابل تجدید نیست: همین که این ثانیه گذشت، دیگر قابل تکرار نیست.

زمان همچنین قدرتمندین نیرو در جهان است. زمان آنقدر صبر و نیرو داشته که دره‌ها را روی زمین شکل داده، ستاره‌ها را در آسمان به وجود آورده و کهکشان‌ها را ساخته است. البته شما به عنوان یک انسان، زمان زیادی همچون زمانی که یک کهکشان در اختیار داشته را نخواهید داشت. همین دلیلی است برای اینکه زمان برای شما فوق العاده با اهمیت باشد و به هر شکل نخواهید آن را هدر دهید.

به زمان و وقت خود شبیه به یک منبع غیر قابل تجدید فکر کنید، هرگاه که ثانیه‌ای، دقیقه‌ای یا ساعتی تغییر کرد، شما نمی‌توانید به آن زمان بازگردید. راه‌هایی پیدا کنید که زمان و گذشت آن را برای شما قابل لمس و مشاهده کند. از تقویم‌های دیواری در مقابل محل کار خود استفاده کنید، ساعت رومیزی برای میز کار خود داشته باشید، از لگوها برای ملموس کردن زمان استفاده کنید، روز‌های مهم را بر روی تقویم خود علامت بزنید، برنامه ریزی کنید، در پایان هر روز، گذشت آن روز را برای خود ارزیابی کنید و موارد بیشتر...

تکنیک‌های زیر را تمرین کنید تا بتوانید بر زمان خود مدیریت داشته باشید:

۱. یک جدول زمان‌بندی همراه خود داشته باشید و تمام افکار، مکالمات و فعالیت‌های هفتگی خود را در آن ثبت و ضبط کنید. این جدول زمان‌بندی به شما کمک خواهد کرد بفهمید در طول روز چه میزان کار می‌توانید انجام دهید و متوجه خواهید شد که ثانیه‌های ارزشمندتان چگونه صرف می‌شوند. هم‌چنین، متوجه می شوید که چه مقدار زمان عملا به تولید نتیجه می‌انجامد و چه مقدار از وقت‌تان هدر می‌رود و صرف افکار، مکالمات و اعمال غیرسازنده می‌شود.

۲. هر فعالیت یا مکالمه‌ای که برای کسب موفقیت شما حیاتی است، بایستی زمان مختص به خودش را داشته باشد. فهرست کارهای در دست اقدام، طولانی و طولانی‌تر می‌شود تا آن‌جا که دیگر قابل انجام دادن نخواهند بود. کتابچه‌ی ثبت قرارها در این‌جا به کارتان می‌آید. قرارهایی با خودتان ثبت کنید و برای افکار، مکالمات و اعمالی که اولویت دارند، وقت کنار بگذارید. زمان‌بندی کنید که شروع و پایان هر کدام چه زمانی خواهد بود. و در نهایت، دیسیپلین کافی برای رعایت این قرارها را داشته باشید.

۳. برنامه‌ریزی کنید تا حداقل ۵۰ درصد از زمان خود را به افکار، اعمال و مکالماتی اختصاص دهید که بیش‌ترین نتایج را به ارمغان می‌آورند.

۴. برای مشکلات و وقفه‌ها، برنامه‌ریزی داشته باشید. زمانی را به دور شدن از کارهایی که انجام می‌دهید اختصاص دهید. این حالت را به مفهوم داشتن «ساعات اداری» در نظر بگیرید. مگر نه این‌که «ساعات اداری» بیان دیگر «وقفه‌های از پیش برنامه‌ریزی شده» است؟

قبل از شروع روزتان، برنامه‌ی آن روز را تهیه کنید.
۵. سی دقیقه از شروع هر روز را به برنامه‌ریزی امور آن روز اختصاص دهید. روزتان را آغاز نکنید، مگر این‌که برنامه‌‌ی زمانی خود را تکمیل کرده باشید. مهم‌ترین زمان روز شما، همان وقتی است که تصمیم می‌گیرید برای روزتان برنامه‌ریزی کنید.

۶. قبل از هر عملی، ۵ دقیقه برای تصمیم‌گیری درباره‌ی آن‌چه می‌خواهید به دست بیاورید، وقت بگذارید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا قبل از شروع هر کاری، بفهمید موفقیت در آن امر، چگونه خواهد بود. و همین‌طور سرعت گذر زمان را کاهش می‌دهد. پنج دقیقه هم بعد از هر عملی وقت صرف کنید تا ببینید آیا نتایج مورد نظرتان را به دست آورده‌اید یا خیر. اگر جواب منفی است، کجای کار مشکل دارد؟ و این نقاط ضعف را در کار بعدی چگونه در نظر خواهید گرفت؟

۷. زمانی که می‌خواهید هر طور شده کاری را به سرانجام برسانید، از یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» استفاده کنید.

۸. عادت کنید هر بار به دلیل این‌که یک ایمیل بالا آمده یا تلفن‌تان زنگ می‌خورد، به آن پاسخ ندهید. قابلیت چت فوری را غیرفعال کنید. توجه خود را فورا به دیگران معطوف نکنید، مگر این‌که برای کسب‌و‌کارتان ضروری باشد که در آن لحظه، پاسخ بدهید. به جای پاسخ فوری، در زمان‌بندی خود، وقتی را مشخص کنید تا پاسخ تلفن‌‌ها و ایمیل‌ها را بدهید.

۹. حواس‌پرتی‌های دیگری مثل فیس‌بوک و سایر انواع شبکه‌های اجتماعی را از دسترس خود حذف کنید. مگر این‌که از آن‌ها برای مسائل مربوط به کسب‌و‌کارتان بهره می‌برید.

۱۰. به یاد داشته باشید: انجام دادن همه‌ی کارها غیرممکن است. و به خاطر داشته باشید که تنها ۲۰ درصد از افکار، مکالمات و فعالیت‌های شما هستند که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌کنند.

بررسی چند راهکار کلیدی برای مدیریت زمان:

علاوه بر نکات فوق می‌توانید با استفاده از تکنیکهای زیر نیز به مدیریت هرچه بهتر زمان خود بپردازید:

1. تعیین اولویت‌ها

یکی از مهم‌ترین مراحل مدیریت زمان، تعیین اولویت‌هاست. اولین گام برای انجام این کار، شناسایی و ترتیب بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها است. این کار به شما کمک می‌کند تا وظایف مهم را از وظایف کم اهمیت و موقت تفکیک کنید.

2. استفاده از روش Eisenhower

روش Eisenhower به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی کنید:
- وظایف فوری و مهم: این وظایف باید بلافاصله انجام شوند.
- وظایف مهم اما غیرفوری: برنامه‌ریزی برای انجام آن‌ها در زمان مناسب.
- وظایف فوری اما کم اهمیت: انجام زودهنگام یا اختصاص زمان کمتر به آن‌ها.
- وظایف غیرفوری و کم اهمیت: اجتناب یا به تعویق انداختن آن‌ها.

3. تنظیم اهداف و دستیابی به آن‌ها

تعیین اهداف و مسیرهای واضح برای رسیدن به آن‌ها، از جمله مواردی است که به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید. اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت را تعیین کنید و به دستیابی به آن‌ها به شکل سیستماتیک و مداوم بپردازید.

4. استفاده از فنون مدیریت زمان

استفاده از تکنیک‌هایی مانند تقویم‌ریزی، لیست وظایف روزانه، تقسیم زمان و فنون Pomodoro می‌تواند به شما کمک کند تا زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.

نتیجه‌گیری

مدیریت زمان یک فرآیند آموزشی و مداوم است که نیازمند تمرین و پیگیری مداوم است. با اعمال این راهکارها و تکنیک‌ها، می‌توانید به بهبود عملکرد و بهره‌وری خود در زندگی شخصی و حرفه‌ای دست یابید.